1. Activiteiten

Maandelijks stelt de animator, na eventueel overleg met de bewoners, de kalender met de activiteiten op. Na voorlegging ervan aan de directie wordt deze per blok uitgehangen en ook in het "journal " gestoken. De activiteitenkalender verschijnt eveneens in het "Groen Gazetje". 

2. Factuur en financiën

De factuur wordt op een duidelijke en overzichtelijke wijze opgesteld, zodat er geen discussie kan zijn over de inhoud van de posten. Op de administratie worden alle nodige bewijsstukken bewaard, zodat iedere post van de factuur kan gestaafd worden.

De bewoner en diens familieleden kunnen te allen tijde zich informeren bij de directie en de administratie over de inhoud van de factuur.

WZC Groenhof-Intermezzo doet niet aan beheer van gelden van bewoners. Indien gewenst, wordt de familie voorgelicht over het stelsel van de voorlopig bewindvoerder.

3. Over de eigen toestand

Een bewoner heeft steeds recht op alle informatie over zijn/haar toestand.

Indien een bewoner hiertoe nog in staat is, beslist deze autonoom of familieleden inzage kunnen hebben in het bewonersdossier. Enkel mits toestemming van de bewoner kan dit gegeven worden. Deze toestemming wordt schriftelijk in het dossier vastgelegd. Enkel wanneer een bewoner niet meer in staat is om hierover nog te beslissen, wordt één familielid toegelaten inzage te nemen in het bewonersdossier. De familieleden dienen onder elkaar een vertegenwoordiger ( mentor) aan te duiden. Deze vertegenwoordiger zal steeds als centrale contactpersoon door WZC Groenhof- DVC Intermezzo geïnformeerd worden. De vertegenwoordiger staat op zijn/haar beurt in voor het doorgeven van de informatie aan de andere familieleden.

4. Sociale bijstand

De directie bekwaamt zich in de regels van de sociale bijstand. Dit geldt zowel ten aanzien van de steunverlening door een O.C.M.W. als ten aanzien van allerlei regels inzake tussenkomsten die men kan ontvangen.

De directie informeert de bewoner en/of zijn familieleden zowel gevraagd als ongevraagd over de regels van sociale bijstand.

5. Opnamecontract en huishoudelijk reglement

Het opnamecontract en het huishoudelijk reglement worden in een duidelijke taal opgesteld. Zij worden bij iedere opname uitgebreid besproken. Beide documenten dienen duidelijk en helder qua stijl en bewoordingen te zijn.

6. De Woonzorglijn

De affiche wordt goed zichtbaar op minstens twee plaatsen uitgehangen. Er wordt tevens voor gezorgd dat iedere bewoner vrij naar de Woonzorglijn kan bellen.

7. Het register voor klachten en suggesties

Aan de ingang hangt een brievenbus waar zowel bewoners, bezoekers als medewerkers klachten en suggesties kunnen deponeren. Indien iemand zijn naam bij de opmerking noteert wordt hij conform de procedure voor klachtenbehandeling geïnformeerd over de resultaten van zijn opmerking.

Bij opname wordt iedere bewoner en zijn familie geïnformeerd over de aanwezigheid van deze brievenbus.

Klachten en suggesties kunnen eveneens mondeling of per mail worden neergelegd.

8. De bewonersraad

Minimaal om de drie maanden vergadert de bewonersraad onder leiding van de animator. Aangezien WZC Groenhof - DVC Intermezzo slechts een beperkte grootte heeft, nemen alle bewoners, indien zij dit wensen, deel aan de bewonersraad. De directie kan uitgenodigd worden op deze vergadering.Twee keer per jaar gaat ook een familieraad door samen met de directie, hier kunnen indien gewenst ook bewoners aanwezig zijn. 

Standaard elementen op de agenda zijn:

• informeren naar de tevredenheid van de bewoners;
• opmerkingen en suggesties in het klachtenboek;
• evaluatie van de werking;
• evaluatie van de activiteiten;
• hebben de bewoners specifieke verlangens;
• opvolging van vorige bewonersraden.

De animator staat bovendien in voor het opmaken van het verslag, dat enkele dagen na de bewonersraad aan een prikbord wordt opgehangen.

De directie staat in voor de opvolging van de resultaten van de bewonersraad.

9. Directe formulering van een klacht of een suggestie

Iedere bewoner en ieder familielid kan rechtstreeks bij ieder personeelslid, de hoofdverpleegkundige, de administratie en de directie terecht voor een opmerking of een klacht.

Deze klachten of opmerkingen worden onmiddellijk geregistreerd te worden in het elektronisch zorgdossier (in geval van bewoner of familielid). 

De directie (= klachtenbehandelaar) neemt onverwijld actie bij iedere notitie en noteert welke gevolgen eraan gegeven worden.

10. Inspraak door de medewerkerks

Buiten de gebruikelijke kanalen van teambespreking en overleg met hiërarchische oversten, mag een medewerker steeds opmerkingen en klachten formuleren.

De medewerker heeft hiervoor drie mogelijkheden:

• inschrijven van de opmerking of de klacht in het register voor klachten en suggesties, in dit geval volgt dit dezelfde procedure als onder 2.3.7.10 beschreven;
• rechtstreekse formulering van een klacht aan de directie, tenzij het personeelslid kies voor anonimiteit wordt dezelfde procedure als onder 2.3.7.10 beschreven gevolg, kiest het personeelslid voor anonimiteit, dan is de directie verantwoordelijk voor de gehele opvolging ven terugkoppeling naar het personeelslid toe;
• rechtstreekse formulering van een klacht/opmerking aan de voorzitter van de Raad van Beheer. Deze onderzoekt de klacht/opmerking persoonlijk en rapporteert terug aan het betrokken personeelslid. Deze derde mogelijkheid staat enkel open indien de vorige twee mogelijkheden uitgeput zijn en /op wanneer het personeelslid zich binnen de organisatie niet vrij kan uiten.

11. Verwerking van de klachten

Na elke klacht of suggestie verwerkt de directeur de resultaten van de verschillende geuite klachten en/of opmerkingen.

Systematisch voorkomende opmerkingen/klachten worden verder onderzocht met de verantwoordelijken.

12. Verzekeringen

Bij de opname wordt aan de bewoner een nota verstrekt met daarin de informatie in welke mate WZC Groenhof-Intermezzo zelf verzekerd is en de mate waarin WZC Groenhof-Intermezzo verzekeringen afgesloten heeft voor de bewoners.